Da dove iniziare

Le organizzazioni senza scopo di lucro e le ONG possono dover eleggere consigli direttivi, responsabili, membri, sezioni, comitati o rappresentanti interni. I partecipanti possono lavorare in uffici, regioni o paesi differenti, quindi una procedura online può ridurre gli ostacoli legati agli spostamenti e alle riunioni.

Il punto essenziale è distinguere chiaramente l’elezione dai normali moduli e sondaggi dell’organizzazione.

Identificare chi ha realmente diritto di voto

Un ente non profit può avere dipendenti, volontari, fiduciari, soci, donatori, beneficiari, partner e sostenitori. Non tutti necessariamente hanno diritto di voto.

Parti dalle regole di governo dell’organizzazione e individua con precisione chi può votare su quella decisione.

Non usare la lista della newsletter soltanto perché è comoda.

Separare un’elezione da un sondaggio

Un sondaggio di valutazione dei programmi raccoglie opinioni. Un’elezione del consiglio o dei soci assegna un diritto di partecipazione in base alle regole dell’organizzazione.

L’elezione richiede quindi controlli più solidi sul diritto di voto, sulla partecipazione duplicata, sugli orari di apertura e chiusura e sui risultati.

Per comprendere la differenza, leggi Voto online e Google Forms a confronto.

Ridurre al minimo i dati degli elettori

Le ONG conservano spesso informazioni sensibili su beneficiari o dipendenti che non hanno alcun rapporto con un’elezione.

Non copiare tutti i dati del sistema di gestione dei contatti nell’elenco degli elettori. Importa soltanto ciò che serve per identificare gli aventi diritto e consegnare le credenziali.

Questo riduce i rischi per la privacy e rende la gestione dell’elezione più semplice.

Rendere realistico l’accesso a distanza

Se i partecipanti lavorano in aree con connettività imperfetta:

  • mantieni leggere le pagine
  • evita video e grandi immagini decorative nella procedura di voto
  • assicurati che la scheda funzioni su telefoni economici
  • mostra chiaramente l’avanzamento e lo stato dell’invio
  • offri un canale di assistenza per gli accessi non riusciti

L’applicazione di voto dovrebbe rimanere sensibilmente più leggera del sito promozionale.

Fare una prova prima del voto ufficiale

Usa elettori di esempio ed esegui l’intera procedura.

Controlla la scheda su un telefono piccolo, prova gli accessi individuali, tenta un secondo invio, conferma le date ed esamina le informazioni visibili all’organizzatore.

Consulta Come provare un’elezione online prima dell’avvio.

Mantenere riservate le scelte

Le gerarchie del personale e dei soci possono esercitare pressioni se gli elettori pensano che gli amministratori siano in grado di controllare le preferenze individuali.

Spiega con precisione la privacy. Votes.ng separa le registrazioni di partecipazione dal contenuto delle schede, così l’organizzatore può monitorare l’affluenza senza ricevere un elenco diretto delle scelte associate ai nomi.

Leggi Come funziona il voto online riservato.

Applicare fuori dalla piattaforma le regole di governo non supportate

Alcune organizzazioni richiedono un quorum, diritti di voto ponderati, categorie speciali, deleghe o mozioni formali durante le riunioni.

Non presumere che Votes.ng gestisca tali requisiti avanzati. Usa il prodotto per i tipi di elezione che supporta davvero e applica le altre regole attraverso una procedura appropriata e verificata.

Se una funzione è essenziale per il governo dell’organizzazione, controllala prima di scegliere il servizio.

Comunicare il risultato ai destinatari corretti

Il risultato di un’elezione in una ONG può essere interno, riservato ai soci o pubblico, a seconda delle regole dell’ente.

Decidi prima dell’avvio:

  • chi riceve il risultato per primo
  • se pubblicare i totali dei candidati
  • quale documentazione conservare
  • chi gestisce le contestazioni

Dopo la chiusura usa un unico risultato finalizzato, invece di diffondere fogli di calcolo contrastanti.

Distinguere le elezioni del consiglio da quelle dei soci

Un ente non profit può avere un consiglio eletto dai soci, un consiglio che elegge i propri responsabili o comitati con regole di nomina separate. Sono elettorati differenti.

Crea un’elezione distinta soltanto per le persone che hanno davvero diritto di voto. Non caricare l’intera rubrica dell’organizzazione in ogni votazione per comodità.

Pianificare il lavoro sul campo e la connettività limitata

Se gli elettori lavorano in regioni diverse, fornisci le informazioni ufficiali in un formato leggero. Inserisci le istruzioni importanti direttamente nella pagina o nell’email anziché richiedere un PDF pesante. Concedi il tempo necessario per problemi di connessione legittimi, nel rispetto delle regole organizzative.

Il personale di assistenza deve aiutare ad accedere, non raccogliere le preferenze per telefono o email come soluzione alternativa.

Tenere i dati di donatori e beneficiari fuori dalla gestione elettorale

L’importo delle donazioni, la partecipazione ai programmi, le note sui casi, le informazioni sanitarie, lo status di beneficiario e registrazioni simili non dovrebbero normalmente comparire in un elenco ordinario di elettori. Tieni separati i dati dell’elezione dai sistemi che custodiscono tali informazioni.

Dove si inserisce Votes.ng

Votes.ng è pensato per elezioni semplici di organizzazioni che richiedono:

  • un elenco di elettori aventi diritto
  • una procedura di prova prima del voto ufficiale
  • un accesso individuale
  • schede riservate
  • un solo diritto di partecipazione valida per elettore avente diritto
  • un voto adatto ai dispositivi mobili
  • il monitoraggio dell’affluenza e una procedura per i risultati finali

Scopri Il voto online per enti non profit e ONG e La sicurezza del voto online.