Pour commencer

Les associations à but non lucratif et les ONG peuvent organiser des élections pour les conseils d’administration, les responsables, les membres, les antennes locales, les commissions ou les représentants internes. Les participants peuvent travailler dans différentes villes, régions ou pays. Le vote en ligne peut donc réduire les obstacles liés aux déplacements et aux réunions.

L’essentiel est de distinguer clairement cette élection des formulaires et enquêtes habituellement utilisés par l’organisation.

Identifier le véritable corps électoral

Une association à but non lucratif peut réunir du personnel, des bénévoles, des administrateurs, des membres, des donateurs, des bénéficiaires, des partenaires et des sympathisants. Toutes ces personnes ne disposent pas nécessairement du droit de vote.

Commencez par les règles de gouvernance de l’organisation et identifiez exactement qui peut voter sur cette décision.

N’utilisez pas la liste de diffusion de la newsletter uniquement parce qu’elle est pratique.

Distinguer une élection d’une enquête

Une enquête d’évaluation de programme recueille des avis. L’élection d’un conseil ou de responsables attribue un droit de participation selon les règles de l’organisation.

Le vote exige donc des protections plus fortes pour l’admissibilité, les doublons, l’ouverture et la clôture ainsi que les résultats.

Pour comprendre la différence, lisez Vote en ligne ou Google Forms.

Limiter les données personnelles des électeurs

Les ONG détiennent souvent des informations sensibles sur leurs bénéficiaires ou employés qui n’ont aucun rapport avec une élection.

Ne copiez pas les dossiers complets du système de gestion des relations dans la liste électorale. Importez seulement les informations nécessaires pour identifier les électeurs admissibles et leur transmettre un accès.

Cela réduit les risques pour la confidentialité et simplifie la gestion de l’élection.

Rendre l’accès à distance réellement utilisable

Lorsque certains participants travaillent dans des zones mal connectées :

  • conservez des pages légères
  • évitez les vidéos et les grands médias décoratifs dans le parcours de vote
  • assurez-vous que le bulletin fonctionne sur des téléphones peu coûteux
  • affichez clairement la progression et l’état de l’envoi
  • prévoyez une voie d’assistance pour les difficultés d’accès

L’application de vote elle-même doit rester sensiblement plus légère que le site marketing.

Tester avant le lancement officiel

Utilisez des électeurs fictifs et parcourez toutes les étapes.

Vérifiez le bulletin sur un petit téléphone, testez les accès individuels, tentez un second envoi, confirmez les dates et examinez ce que l’organisateur peut consulter.

Consultez Comment tester une élection en ligne avant son lancement.

Garder les choix privés

Les hiérarchies professionnelles ou associatives peuvent créer des pressions si les électeurs pensent que leurs responsables peuvent consulter leurs choix personnels.

Expliquez précisément le modèle de confidentialité. Votes.ng sépare les enregistrements de participation du contenu des bulletins ; l’organisateur peut suivre la participation sans recevoir un tableau associant chaque nom à ses choix.

Lisez Comment fonctionne le vote en ligne privé.

Appliquer les règles de gouvernance non prises en charge en dehors de la plateforme

Certaines organisations exigent un quorum, des droits de vote pondérés, des catégories spéciales de membres, des procurations ou des motions formelles pendant les réunions.

Ne supposez pas que Votes.ng gère ces exigences complexes. Utilisez le produit pour les élections qu’il prend réellement en charge et appliquez les autres règles par une procédure appropriée et vérifiée.

Si une fonction est indispensable à votre gouvernance, vérifiez sa disponibilité avant de choisir la plateforme.

Communiquer les résultats au bon public

Selon l’organisation, un résultat électoral d’ONG peut être interne, réservé aux membres ou public.

Décidez avant le lancement :

  • qui reçoit le résultat en premier
  • si les totaux par candidat sont publiés
  • quels documents sont conservés
  • qui traite les contestations

Après la clôture, utilisez une seule source finalisée plutôt que plusieurs feuilles de calcul contradictoires.

Distinguer les élections du conseil de celles des membres

Une ONG peut avoir un conseil élu par l’ensemble des membres, un conseil qui choisit ses propres responsables ou des commissions disposant de règles de nomination distinctes. Il s’agit de corps électoraux différents.

Créez une élection séparée uniquement pour les personnes qui possèdent réellement le droit de vote. Ne chargez pas tout l’annuaire de l’organisation dans chaque scrutin par simple commodité.

Prévoir les équipes de terrain et les connexions imparfaites

Si les électeurs travaillent dans différentes régions, fournissez les informations officielles dans un format léger. Placez les instructions essentielles directement dans la page ou l’email plutôt que d’imposer un lourd PDF. Prévoyez suffisamment de temps pour les problèmes de connectivité légitimes, dans le respect des règles de l’organisation.

Le personnel d’assistance doit aider à accéder au bulletin, et non recueillir les intentions de vote par téléphone ou email comme solution de remplacement.

Garder les données des donateurs et bénéficiaires hors de l’administration électorale

Les montants des dons, la participation aux programmes, les notes de suivi, les informations médicales, le statut de bénéficiaire et les données semblables n’ont normalement aucune place dans une liste électorale ordinaire. Séparez le jeu de données du scrutin des systèmes qui contiennent ces renseignements.

Quand utiliser Votes.ng

Votes.ng est conçu pour les élections simples d’organisations qui nécessitent :

  • une liste d’électeurs admissibles
  • un parcours de test avant le vote officiel
  • un accès individuel
  • des bulletins privés
  • un seul droit de participation validée par électeur admissible
  • un vote adapté aux appareils mobiles
  • un suivi de la participation et un processus de résultats définitifs

Découvrez Le vote en ligne pour les associations à but non lucratif et les ONG et La sécurité du vote en ligne.