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La liste électorale est la base d'une élection privée au sein d'une organisation. Si elle comporte des erreurs, même un bulletin parfaitement conçu peut produire un résultat contesté.

Le but n'est pas de recueillir le plus de renseignements possible sur les membres. Il est d'identifier les personnes qui ont le droit de participer et de donner à chacune un moyen clair d'accéder au bulletin.

Définir l'admissibilité avant d'exporter un tableur

Commencez par les règles de l'organisation.

L'admissibilité peut dépendre de :

  • la qualité de membre actif
  • la situation des cotisations ou des obligations financières
  • l'inscription
  • la situation professionnelle
  • une date de référence
  • une catégorie particulière de membres
  • l'appartenance à une section, une faculté, un comité ou une congrégation

Ne modifiez pas les critères d'admissibilité simplement parce qu'une liste de membres est plus facile à exporter qu'une autre.

Rédigez d'abord la règle en une phrase. Par exemple :

Les électeurs admissibles sont les membres actifs dont les cotisations sont enregistrées comme payées au 30 septembre 2026.

C'est à l'organisation de fixer la règle exacte conformément à ses documents constitutifs et aux exigences applicables.

Créer une seule liste de référence

Les organisations ont souvent plusieurs listes qui se recoupent :

  • une liste de diffusion
  • une liste de paiements
  • un groupe WhatsApp
  • une liste d'inscription à un événement
  • un annuaire de membres
  • une ancienne liste électorale

Choisissez une source maîtrisée pour l'élection et résolvez les écarts avant d'importer les électeurs.

Ne continuez pas ensuite à modifier trois copies distinctes. Nommez clairement la version approuvée et consignez sa date d'approbation.

Supprimer les doublons avec prudence

Les doublons peuvent provenir de :

  • différences de majuscules et minuscules dans les adresses e-mail
  • l'utilisation de deux adresses e-mail par une personne
  • lignes répétées dans un tableur
  • un nom écrit différemment dans deux systèmes
  • coordonnées familiales ou partagées

Ne supprimez pas une fiche simplement parce que deux personnes ont le même nom de famille ou numéro de téléphone. Confirmez leur identité à partir des données que votre organisation détient légitimement.

L'importation CSV de Votes.ng peut aider à repérer les doublons et les fiches invalides, mais la décision sur l'admissibilité revient à l'organisateur.

Vérifier les coordonnées

Si l'accès au vote sera envoyé par e-mail, recherchez les problèmes évidents avant l'ouverture :

  • absence de @
  • espaces en trop
  • virgules ajoutées par erreur
  • ancienne adresse institutionnelle
  • même adresse e-mail attribuée à deux personnes différentes

Une liste d'adresses correcte réduit les demandes d'assistance de dernière minute.

N'envoyez pas de message de test contenant un véritable accès au vote avant que l'élection officielle (Live) soit prête.

Ne recueillir que les données nécessaires

La liste électorale ne doit contenir que les renseignements utiles à cette élection.

Si le nom et l'adresse e-mail suffisent, évitez d'importer l'adresse du domicile, la date de naissance, le numéro d'identification, des notes ou d'autres données de profil sans rapport.

C'est un avantage à la fois pour la confidentialité et pour la gestion. Moins de données inutiles signifie moins de renseignements à protéger, examiner, corriger et finalement supprimer.

Vérifiez les obligations de confidentialité qui s'appliquent à votre organisation et aux électeurs. Référez-vous à votre autorité de contrôle compétente et à une politique examinée pour décider du traitement des données électorales.

Fixer une date limite pour les corrections

À mesure que l'ouverture approche, les corrections de la liste électorale deviennent plus délicates.

Prévoyez une procédure pour :

  • une personne absente de la liste
  • un doublon
  • une adresse e-mail incorrecte
  • une contestation du statut de membre
  • une personne devenue admissible après l'export initial

Ne laissez pas les demandes informelles dans un groupe de discussion tenir lieu de procédure de correction.

Indiquez qui peut approuver une correction et à quel moment les corrections prennent fin.

Geler le corps électoral officiel au bon moment

Lorsqu'une élection passe des préparatifs en mode Test à un vote officiel payant (Live), la plateforme a besoin d'un nombre stable d'électeurs admissibles et d'une liste stable.

Votes.ng calcule le prix d'une élection Live selon le nombre d'électeurs admissibles et limite les changements à la liste pendant le processus de paiement et de vote officiel pris en charge. Terminez les corrections avant de lancer la procédure payante.

L'organisateur doit donc achever le nettoyage de la liste avant de commencer la dernière étape de lancement et de paiement.

Séparer l'admissibilité du choix exprimé

La liste doit indiquer qui peut voter et si l'accès au vote a déjà été utilisé. Elle ne doit pas devenir un tableau des choix électoraux individuels.

Votes.ng sépare l'état d'admissibilité et de participation du contenu des bulletins, afin que l'organisateur puisse gérer le corps électoral sans disposer d'un enregistrement reliant directement un électeur à son choix.

Lisez Comment fonctionne le vote privé en ligne.

Vérifier la liste finale à l'aide de comptages simples

Avant l'ouverture, comparez :

  • le nombre attendu de membres
  • le nombre d'électeurs admissibles importés
  • le nombre de doublons résolus
  • les fiches sans coordonnées utilisables
  • les catégories particulières, si vos règles les prévoient

Un chiffre différent des attentes n'est pas nécessairement erroné, mais l'écart doit être expliqué avant le début du vote.

Conserver une trace maîtrisée du corps électoral final

Votre organisation pourrait devoir expliquer ultérieurement comment l'admissibilité a été établie. Conservez la liste approuvée et la trace des décisions selon vos besoins légitimes de gouvernance et de conservation.

Cela ne signifie pas qu'il faut conserver indéfiniment les coordonnées des électeurs. Distinguez les preuves nécessaires pour établir la régularité de l'élection des données personnelles qu'il est inutile de garder à long terme.

Liste de vérification finale

Avant l'ouverture :

  • règle d'admissibilité consignée par écrit
  • liste de référence unique choisie
  • doublons résolus
  • coordonnées vérifiées
  • données inutiles supprimées
  • procédure de correction définie
  • décompte final vérifié
  • élection testée

Une fois la liste fiable, il reste à savoir comment chacun accédera au bulletin. Poursuivez avec Liens et codes de vote et Comment empêcher le vote en double.

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